Contributed on June 17, 2016

2.2K

1.2K

Visual Process Management – Make Processes Visual and Improve Process Understanding

Description

The webinar covers:
• Process management basics, aims and targets in short
• How to visualize processes to be able to understand and manage them
• Visualizing Process management (goals and targets, analyzing and improvement)
• Some examples and tools

Presenter:
This webinar was presented by Markku Kylmänen, the CEO and Senior Business Consultant at MKC Finland Limited, with over 30 years of experience in consulting, business development and quality, environmental and safety management systems.

Link of the recorded session published on YouTube: https://youtu.be/0dFY4i0PbsA

Transcript

Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Visual process management
 Some ideas and examples!
 
13.04.16 1
Markku Kylmänen
MKC Finland Oy
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Markku Kylmänen
Main Job Positions
MKC Finland Oy – Consultancy, business development and training  + Contract Based Services. Full QEHS 
and Business Management Service Company for Finnish and foreign companies.  30 years experience in 
Consulting, business development and Quality, Environmental and OHSAS Management Systems  
Inspecta Certification -  CB certification of  ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 management systems – 
earlier  for Det norske Veritas, DQS etc.
+358 45 111 88 44
markku.kylmanen@mkcfinland.fi
www.mkcfinland.fi
linkedin.com/markku.kylmanen
fb.com/ markku.kylmanen
fb.com/ MKC Finland Oy
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
1. Process management 
basics, goals  and 
targets in short
13.04.16 3
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 4
 
Prosess
What
Process 
development
        ISO 9001:2015
Sources of
inputs
ELEMENTS OF A SINGLE PROCESS – ISO 9001:2015
Inputs Activities Outputs
Receivers of
outputs
PREDEFESSOR
PROCESSES
e.g. at providers 
(internal or 
external) at 
customers, at 
other relevant 
interested parties 
MATTER,
ENERGY
INFORMATION, 
e.g. in the form 
of materials, 
resources, 
requirements 
MATTER,
ENERGY
INFORMATION, 
e.g. in the form 
of product, 
service, decision
SUBSEQUENT
PROCESSES
e.g. at customers 
(internal or 
external) at other 
relevant interested 
parties
Possible controls and
check points to monitor
and measure
performance
Start End
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Process – what does it require – 
” the simple 7”
•the inputs required and the outputs expected from these processes;
•the sequence and interaction of these processes;
•the criteria and methods (including monitoring, measurements and 
related performance indicators) needed to ensure the effective 
operation and control of these processes;
•resources needed for these processes and ensure their availability;
•the responsibilities and authorities for these processes;
•the risks and opportunities, interested parties
•evaluate these processes and implement any changes needed to 
ensure that these processes achieve their intended results; improve 
the processes as necessary.
 
13.04.16 5
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Process – what does it require…
Documented information, reliability and results
•to support the operation of its processes;
•to have confidence that the processes are being carried out as 
planned
Process management, which does NOT always happen…
•To be part of the company wide business management
•Performance and its improvement is important all over
•Process owner and process team implementation
•Measuring, evaluation and development
– Goals and targets – KPI’s, process + company wide/interacting processes
– Improvement of the process itself
– Development systematic, meeting, etc.
13.04.16 6
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
2. How to visualize processes 
to be able to understand and 
manage them
13.04.16 7
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
1. What are the most important targets for a
process description?
1. Reality based and detailed enough
2. Simple, but…do not ”count pages”!!
3. What is needed to make it understandable…is
needed!
2. Define the best practices and improvement
methods (example LEAN)
3. Orientation/training basics
4. Involvement of employees in process
development/implementation
5. Performance improvement – continually!
13.04.16 8
Why?
Who needs?
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Visualizing of processes
 Big picture of the company
 Single process – flowchart/BPMN
 Interacting processess/subprocesses
 Process map
13.04.16 9
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 10
Toimintajärjestelmä
Yritysesittely
Miksi toiminta-
järjestelmä?
Toimintapolitiikka =
tavoitteet ja mittarit
Johtaminen ja
toiminnan
suunnittelu
Parelco Oy:n
toimintajärjestelmä
Asiakkuuden
hallinta
Tuotekehitys ja
tuotemodifikaatiot
Tuotanto-
prosessi
Sisäiset
tukiprosessit
Toiminnan, henki-
löstön ja palvelujen
kehittäminen
Järjestelmähallinta Kaikki kaaviot ovat 1. versioita ja alustavia asiarunkoja!
Aakkosellinen pikahaku Prosessikartta
Palvelutuotanto
-N Hyvinvointi- ja terveyspalvelujen
toimintajärjestelmä
Ikaalisten kylpylä
Esittely
Kuntoutuksen
palveluprosessit
H&T-palveluvalikko
Hyvinvoinnin
palveluprosessit
Asiakaspalveluja tukevat toiminnot ja prosessit
Kuntoutus
yleisesittely
Toimintamme
perusteet
– toimintapolitiikka
Henkilöstö ja
organisointi
Asiakkuudenhallinta
Johtaminen ja
toiminnan
suunnittelu
Toiminnan
kehittäminen
Järjestelmähallinta
Hyvinvointi ja
kauneus
yleisesittely
Aakkosellinen
pikahaku
TOIMINTAJÄRJESTELMÄ
ATERIA-
PALVELUT
ASUNTOJEN
VUOKRAUS
ASIAKKUUDEN HALLINTA
AINALAN
ESITTELY
VISIO
YHTEISTYÖ-
TAHOT
ORGANISAATIO
ASIAKASPALVELUT
JOHTAMINEN, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA OHJAUS
TOIMINNAN, HENKILÖSTÖN JA PALVELUJEN
KEHITTÄMINEN
SISÄISET TUKITOIMINNOT
TOIMINTAJÄRJESTELMÄASIAT JA YLLÄPITO
TAVOITTEET JA
MITTARIT
TIEDONKULKU JA TIEDOTTAMINEN TOIMINTAA OHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET-N
SIIVOUS- JA
PYYKKIHUOLTO
KUNTOUTUS
JA VIRKISTYS
PALVELU-
ASUMINEN
MUUT ERILLISPALVELUT
SISÄISET TOIMINNOT JA PROSESSIT
AAKKOSELLINEN HAKEMISTO
VAPAAEHTOIS-
TYÖ KOORDI-
NOITUNA
TOIMINNAN PERUSTEET
HOITO-
PALVELUT
TOIMINNAN
YLEISKUVAUS
VISIO
ASIAKAS
Asiakkuuden
hallinta
Purola
Kivelä
Kuntola
Päiväsairaala
Avopalvelut
Sotainvalidien
ja veteraanien
laitoskuntoutus
Päivä-
kuntoutus
Laitoshoito
Intervallihoito
Kehittämis-
hankkeet
Johtaminen, toiminnan
suunnittelu ja ohjaus
Toiminnan kehittäminen
Järjestelmäasiat
Arvot
Toiminta-ajatus
Toiminta-
politiikka
Toimintaa
ohjaavat lait ja asetukset
ASIAKAS-
PALVELUA
TUKEVAT
TOIMINNOT
YHTEISTYÖTAHOT
JA KUMPPANUUDET
Aakkosellinen haku
ERITYISOSASAAMIS-
ALUEET JA PALVELUT
Tavoitteet ja Mittarit
Räätälöity
kuntoutus
Prosessikartta
Toimintajärjestelmä kattaa koko Kuntoutuskodin omaan hallintaan perustuvan
toimnnan. Tämä järjestelmäkuvaus on samalla koko järjestelmän “käsikirja”. ISO 9001
Toimintajärjestelmä
Järjestelmä kattaa seuraavat toiminnot: Lääkäriasema Pulssi Oy ja sen tytäryhtiöt Maha-Pulssi Oy, Keuhko-Pulssi Oy,
Pulssin Neurocenter Oy, Kunto-Pulssi Oy ja Sydän-Pulssi Oy. Lisäksi järjestelmään kuuluu erillisenä yhtiönä Neuro-Pulssi Oy
Asiakkuuden hallinta
Toimintajärjestelmän
merkitys ja tarkoitus
Johtaminen ja
toiminnan suunnittelu
Yritysesittely
Toimintapolitiikka =
arvot/visio/missio/strategia/
mittarit
Toimintajärjestelmäasiat
Toiminnan, henkilöstön ja
palvelujen kehittäminen
Sisäiset toiminnot ja prosessit
Tiedottaminen ja viestintä
Asiakasohjeet/
lomakkeet
Aakkosellinen
hakemisto
Tietosuoja
Toimintaa ohjaavat
lait ja asetukset
Sairaala Työterveys Pulssi Vastaanottopalvelut Poliklinikka
Kuvantamiskeskus Laboratorio Pulssiyhtiöt ja palvelut
Yhteiset rekisterit
Pulssin prosessikartta
Ympäristöjärjestelmä (ajatuksia)
The management system interface should look like you!
Big picture of
your company?
Photos…
Pictures and drawings!
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Process descriptions – possibilities are
many, and not also equal…
•Word – written text
•Excell – written text and flowcharter (FC)
•Traditional flowcharter – PPT…
•Process modelling and analysis FC tool
•Process simulation FC tool
•Business Process Model and
Notation (BPMN)13.04.16 11
How?
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
BPMN – ”Discussion cycle”
13.04.16 12
Announce
issues for
discussion
Moderate e-mail
discussion
E-mail
discussion
deadline
warning
Evaluate
discussion
progress
Check calendar
for conference
call
Conference call in
discussion week?
No
Moderate
conference call
discussion
Yes
Delay 6 days from
announcement
Allow 1 week for the
discussion of the issues
— through e-mail or calls.
Wait until
Thursday, 9am
7 days
The Sub-Process will repeat if the
DiscussionOver Scenario attribute is
False
This Task sets the
value of the
DiscussionOver
Scenario attribute to
True or False
Calendar
Issue voting list
[0 to 5 issues]
Each symbol has a clearly
defined purpose/content!
Business Process Model and Notation (BPMN)
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Flowcharter + others
13.04.16 13
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 14
Basic
Process Diagram
Example of a simple
process – Supplier
management
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 15
EIMS
SOURCING AND PROCUREMENT – Back
BASICS
PROCESS MANAGEMENT GOALS AND TARGETS, KPI’S ORGANIZATION
SUPPLIER
MANAGEMENT
Material receiving
Stock monitoring
PROCUREMENT
Invoice processing – financial management
Supplier negotiations – continuous improvement
SUPPLIER
CLAIM HANDLING
Vendor Notification
S&P Master data management and communication
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 16
Product & service
management/
sites/functions
BUSINESS
R&D/ Product
Safety
Sourcing
EHSQ/ sites
Procurement
Supplier/
Vendor
Criteria and
requirements
for suppliers
Supplier
classification
Self
evaluation
Supplier
EHSQ
audit
requirements
Selection
of potential
suppliers & evaluation,
if the EHSQ approval is
necessary
SUPPLIER
EHSQ
INITIAL
APPROVAL
==>
Continuous
Supplier
performance
assessment
Supplier
management
SUPPLIER MANAGEMENT GENERIC PROCESS
List of
Approved
Suppliers
Vendor self
assessment
Vendor
preassessment
questionaire)
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 17
Product & service
management/
sites/functions
BUSINESS
R&D/ Product
Safety
Sourcing
EHSQ/ sites
Procurement
Supplier/
Vendor
Criteria and
requirements
for suppliers
Supplier
classification
Self
evaluation
Supplier
EHSQ
audit
requirements
Selection
of potential
suppliers & evaluation,
if the EHSQ approval is
necessary
SUPPLIER
EHSQ
INITIAL
APPROVAL
==>
Continuous
Supplier
performance
assessment
Supplier
management
SUPPLIER MANAGEMENT GENERIC PROCESS
List of
Approved
Suppliers
Vendor self
assessment
Vendor
preassessment
questionaire)
Product & service
management/
sites/functions BUSI
NESS
R&D/
Product Safety
Sourcing
EHSQ/ sites
Procurement
Product
Specifications
EHSQ
requirements
Supplier/
supplier
performance
database
Business &
service
requirements
Supplier
classification
criteria
CRITERIA AND REQUIREMENTS FOR SUPPLIERS/ EVALUATION
Historical data
CRITERIA AND
REQUIREMENTS
FOR SUPPLIERS/
EVALUATION
Legal
requirements
Supplier classification criteria
and criteria for
– approval
– follow-up/ performance evaluation
RFx process
(Vendor
preassessment
questionaire)
Supplier assessment
checklist
Req./criteria
Tittle
Product &
service
management/
sites/functions
BUSINESS
R&D/
Product Safety
Sourcing
EHSQ/ sites
Supplier/
Vendor
Supplier
audit
Approved
Information/
results of
evaluation
No
Supplier
database/
List of
approved
suppliers
Supplier
assessment
checklist
SUPPLIER EHSQ INITIAL APPROVAL
Decision of
approval
implementation
or
evaluation
of potential
supplier
Evaluation of the
supplier
assessment data
Agreement on
future co-operation
and EHSQ-
performance
evaluations
based on
supplier
classification
Yes
In case of
potential supplier
evaluation
Initial approval
Product & service
management/
sites/functions
BUSINESS
R&D/
Product Safety
Sourcing
EHSQ/ sites
Procurement
Supplier/
Vendor
Conntinuos
ordering-
Procurement
process
Delivery/
vendor notification handling
Continuous performance
evaluation and periodical
approval
Performance assessments
QC / Vendor notifications
Continuous performance
evaluation and periodical
approval
Continuous performance
evaluation and periodical
approval
CONTINUOUS SUPPLIER PERFORMANCE MANAGEMENT/EVALUATION
Supplier
database/
List of
approved
suppliers
Supplier database
update
Agreement about
possible necessary
improvement plans etc.
to
maintain
supplier approval
Continuous supplier management
Selfassesment-Excell
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 18
Word
Excel
Powerpoint
Digipicture
Or similar
Kuntoutusasiakas
Maksajataho
Ylilääkäri
Hoito-osaston
osastonhoitajaja
osastosihteeri
Osastosihteeri
Sairaanhoitajat/
perushoitajat
Fysioterapeutit/
kuntohoitajat/
hierojat
Palvelupäällikkö
Sosiaalityöntekijä
Jalkahoitaja
Vapaa-ajanohjaaja
Toimisto
LAITOSKUNTOUTUKSEN ASIAKASPROSESSI
Hakemus
-N
Maksusitoumus
-N
Päätös-N
Yhteydenotto/
sopiminen
-N
Yhteydenotto/
sopiminen
Valmistelevat
toimenpiteet
-N
Valmistelevat
toimenpiteet
-N
Valmistelevat
toimenpiteet
Valmistelevat
toimenpiteet
-N
Saapuminen/
majoittuminen
-N
Tulohaastattelu/
valm.tutkimukset
-N
Tulopalaveri
Tulopalaveri
Kuntoutus-jahoitosuunnitelmantekeminen-kukinkirjaaasiatasiakastietokantaan
keskinäinenkonsultointitarvittaessa!
Hoito-jakuntoutussuunnitelman”hyväksyntä”-ylilääkäri
Lääkärin
tutkimus
Fysioterapeuttinen
tutkimus
Haastattelu
tarvittaessa
-N
Haastattelu
-N
Kotiutuksenvalmistelujakotiutus
Laskutus
Epikriisi
Epikriisi
Tilastointi
Hoitopäivätilasto
-N
Tarkistus
Lasku
Valmistelevat
toimenpiteet
Valmistelevat
toimenpiteet
-N
HOITO-OSASTOT
KUTSU
-N
ESITIETO-
LOMAKE
Tilastointi
-N
Tilastointi
-N
Tilastointi
-N
Tilastointi
Laskutustiedot
Päivittäisenhoidontoteutus
What is the best way to describe….
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
3. Visualizing Process
management (goals and
targets, analyzing and
improvement)
13.04.16 19
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Management ”steps”
1.Goals and targets
2.Targets and actions
3.Resources for achieving Goals and targets
4.Follow-up, analysis, actions
13.04.16 20
It works
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
4. Visualization examples…
 Scorecards – ”traffic lights”
 LEAN tables – Value Stream Mapping
 Discussion/improvement boards/Info
TV
 Process descriptions with traffic lights
13.04.16 21
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 22
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 23
State Street
Assembly
12000 L
6400 R
Tray = 20 pieces
2 Shifts
200 T
STAMPING
C/T = 1 secs.
C/O = 1 hours
Uptime = 85%
27600 secs. avail.
EPE = 2 weeks
1
5 days
1 seconds
7,61 days
39 seconds
1,85 days
46 seconds
2,66 days
62 seconds
2 days
40 seconds
4,5 days lead time = 23,6 days
VA/T = 188 seconds
Traveled = 38,3 yards
8,33 yards 20 yards 1,67 yards 6,67 yards 1,67 yards
Travel
S. WELD #1
C/T = 39 secs.
C/O = 10 minutes
Uptime = 100%
2 Shifts
27600 secs. avail.
1
S. WELD #2
C/T = 46 secs.
C/O = 10 minutes
Uptime = 80%
2 Shifts
27600 secs. avail.
1
ASSEMBLY #1
C/T = 62 secs.
C/O = 0 secs.
Uptime = 100%
2 Shifts
27600 secs. avail.
1
ASSEMBLY #2
C/T = 40 secs.
C/O = 0 secs.
Uptime = 100%
2 Shifts
27600 secs. avail.
1
Staging
SHIPPING
4600 L
2400 R
1100 L
600 R
1600 L
850 R
1200 L
640 R
2700 L
1440 R
MRP
Production
Control
Michigan Steel
Co.
500 ft coils
6 week
Forecast
Weekly
Fax
90/60/30 day
Forecasts
Daily
Order
Daily Ship
Schedule
5 days
Coils
Work Balancing
1 s. 39 s. 46 s. 62 s. 40 s.
200T
S.WELD#1
S.WELD#2
ASSEMBLY#1
ASSEMBLY#2
Takt Time
Takt Goal
60 s.
90%
Tues. +
Thurs.
1x
Daily
Weekly Schedule
This diagram is provided with permission from the Lean Enterprise Institute, Inc. publication “Learning to See”. Customer Demand:
18400 pieces per Month
(Takt Time 60 seconds)
LEAN tables –
Value Stream
Mapping
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 24
Discussion/
improvement
boards/
Info TV
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 25
Process descriptions with traffic lights
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
13.04.16 26
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Content of the presentation
1.Process management basics,
aims and targets in short
2. How to visualize processes to be
able to understand and manage them
3. Visualizing Process management
(goals and targets, analyzing and
improvement)
13.04.16 27
Grannarsintie 23-8 01180 Kalkkiranta www.mkcfinland.fi markku.kylmanen@mkcfinland.fi 045 – 1118844
Thank you for your interest!
Markku Kylmänen
MKC Finland Oy
www.mkcfinland.fi
markku.kylmanen@mkcfinland.fi
13.04.16 28
??