Blog Posts Business Management

Vijf voordelen van het managen van charters via een portal

Het gaat goed met de transport- en logistieksector in Nederland. Wegtransporteurs zien de vraag in 2018 gemiddeld met 3,5% oplopen, aldus de ING in hun outlook 2018. ABN Amro heeft vergelijkbare positieve vooruitzichten. De wereldeconomie zal in 2018 harder groeien dan in 2017. De Nederlandse economie kan profiteren van de sterke groei van de uitvoer en daar gaan Nederlandse transporteurs en logistiek dienstverleners de positieve effecten van zien.

Het chauffeurstekort groeit

Goed nieuws natuurlijk, maar dat brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee. Het afgelopen jaar is het chauffeurstekort gegroeid. Er is een toename in de uitstroom van chauffeurs door pensionering en tegelijkertijd neemt de belangstelling van jongeren voor het chauffeursvak af. Meer dan een kwart van de wegvervoerders geeft aan dat zij een tekort aan werknemers hebben!

Ritten worden vaker uitbesteed aan charters

Om capaciteitsproblemen op te lossen is uitbesteding van ritten vaker nodig. Er wordt steeds meer gewerkt met inhuur van ‘charters’ als flexibele schil. Daarnaast worden charters ook ingezet om risico’s in te perken of om kennis in te huren op routes waar de eigen chauffeurs minder ervaring hebben.

Extra werk, extra tijd, extra kosten

In veel gevallen leidt het uitbesteden van ritten aan charters tot een hoop extra werk voor de planners. Orders moeten handmatig worden uitgezet. Dat betekent veel losse e-mails, sms-jes en telefoongesprekken. Behalve dat dit erg veel tijd kost, ligt de informatie in zo’n geval niet automatisch vast, maar is ‘opgeslagen’ op verschillende locaties. Het kan zelfs zo zijn dat de informatie alleen opgeslagen is op de telefoon waar de berichten mee zijn gestuurd. Hoe zijn bevestigingen dan vastgelegd? En hoe stuur je wijzigingen aan? Het inzicht ontbreekt.

Meer inzicht in charter ritten via een portal

Om het planningsproces en de planningen zelf te verbeteren is inzicht nodig. Dat inzicht kan alleen verkregen worden als de data beschikbaar en makkelijk toegankelijk is. Je wil daarom alle informatie met betrekking tot charter ritten beschikbaar in je Transport Management Systeem (TMS) of je Advanced Planning and Scheduling Systeem (APS).

Eén manier om dat te doen is via een charter portal: een online omgeving waartoe je al je charters toegang geeft. Charters kunnen bijvoorbeeld via de mobiele browser op hun smartphone het portal raadplegen. Een smartphone app is een andere optie. Via een dergelijk portal kun je ritten toewijzen aan charters. Zij krijgen op hun beurt alle informatie die ze nodig hebben om de rit uit te voeren en via datzelfde portal kunnen ze de benodigde terugmeldingen doen. Door het portal te koppelen aan je APS is alle informatie over de ritten beschikbaar. Dit schept niet alleen duidelijkheid voor de charter en de planner, maar ook voor de eindklant. Er is meer inzicht en de klant kan dus beter geïnformeerd worden. Het zorgt voor transparantie. De charters zijn hiermee geïntegreerd in het reguliere planproces.

Doe-het-zelf facturatie

Deze transparantie heeft nog een ander groot voordeel. Het maakt self-billing mogelijk. Bij self-billing maak jij de factuur op voor de charter, in plaats van dat de charter dat zelf doet. Doordat alle gegevens omtrent de rit vastliggen in het charter portal is freight audit and pay heel simpel geworden. Opdrachten staan vast en kilometers en prijs staan vast. Er is geen discussie achteraf.