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BPM. Reducir el “Gap” entre negocio y tecnología.

Blog: BPM wasabi

En su libro “Business Process Management:The Third Wave”, Peter Fingar y Howard Smith decían: “Don´t bridge the business-IT divide, obliterate it”, que traducido de forma libre viene a significar: “No establezcas un puente entre el negocio y las TI, elimínalo”. Esta frase produjo que algunos profesionales de TI lo considerasen una ofensa, interpretando que esto significaba hacer desaparecer las TI, cuando lo que realmente pretendían decir los autores y que Peter Fingar explicó en un artículo posterior, es que eliminemos el puente que divide el negocio y las TI.
El reducir este “Gap” entre negocio y TI será uno de los beneficios más destacadas que encontraremos en nuestros proyectos de BPM (Business Process Management).

La división entre los departamentos de negocio y TI ha prevalecido desde las primeras implantaciones informáticas hasta nuestros días. Las implementaciones de TI tradicionales en las que los analistas de TI y los de negocio vivían en mundos paralelos pero distintos y en la que unos dicen lo que hay que hacer y otros lo traducen a código ejecutable, se encuentran cada vez más alejadas de la realidad.

Las empresas no quieren tecnología, sino resultados de negocio y esto es algo que tanto el personal de negocio como el de TI tienden a olvidar, centrándose cada uno en sus respectivos mundos y preocupados por sus propios resultados individuales, más que por los resultados globales de la empresa. Con BPM la contribución de las TI debe ser distinta a la tradicional, en la que los analistas de TI capturan los requerimientos tecnológicos, pasando por alto los requerimientos de negocio. Los sistemas de información representan un importante papel en la gestión de las empresas y organizaciones en la actualidad y cada vez más actividades de negocio se basan en estos sistemas para ser ejecutados. Ambos mundos: el de negocio y el de TI, deben alinearse, entenderse y comprenderse para trabajar conjuntamente en las soluciones y problemas empresariales y al igual que en la innovación, el problema no estará en cómo abordar y desarrollar nuevas ideas, sino en cómo olvidar las viejas y conseguir que ambos perfiles comprendan y asuman este necesario acercamiento.

Hoy no concebimos una empresa en la que el negocio pueda ir por delante de la tecnología o viceversa. Si el negocio va por delante y la tecnología no le acompaña, difícilmente el negocio alcanzará los resultados esperados y de igual manera, si la tecnología va por delante y el modelo de negocio no le sigue, resultará en un despilfarro y desaprovechamiento de una oportunidad tecnológica y en cualquiera de los casos, se producirá un “Gap”, entre lo que el negocio requiere y como las TI implementan lo que el negocio necesita.

Esta situación es similar a la conocida en el mundo del desarrollo software en la toma de requisitos y que ilustro en la siguiente imagen, donde lo que los clientes tienen en mente no suele coincidir con la imagen de la solución según la entienden los programadores, y que tantos problemas, revisiones, depuraciones, re-especificaciones y retrasos provocan en los proyectos de software.
En el libro de Peter Fingar, este se refiere a los programadores, que haciendo uso de lenguajes no entendibles por el personal de negocio (como Cobol, C++, Java o UML) como situados en una época totalmente alejada de la realidad actual de los negocios, en la que estos lenguajes y metodologías de abstracción, no facilitan ni provocan el acercamiento entre TI y negocio.
Michael Hammer iba un poco más lejos y decía que los profesionales de TI estaban demasiado enfrascados dentro del mundo de los sistemas, sin ser capaces de reconocer nuevas oportunidades, enfatizando más lo que no se puede hacer, que lo que sí se puede hacer y recomendaban apartar a estos profesionales de TI de las primeras fases en el diseño de los procesos de negocio.

Recientemente, David Chappell afirmaba en una entrevista: “Creo que en los próximos años, muchas personas trabajando en TI deben involucrarse en los procesos de negocio de forma mucho más explícita, sino, mejor que hagan sus maletas y se vayan a Bangalore en India”.


La aceleración de nuevas y diferentes formas de hacer negocio, cada vez más basadas en la tecnología, la comunicación, la colaboración y el intercambio de datos entre empresas y donde prima la velocidad y la automatización de actividades, frente al desempeño manual de las mismas, hace necesaria la coordinación entre personas, recursos y sistemas de información y con ellas una adaptación a nuevas estructuras y modelos de forma ágil. Independientemente de la existencia de negocios basados exclusivamente en la tecnología o “pure players”, el reducir el Gap entre negocio y tecnología es cada vez más necesario, en la medida en que el entorno en el que se desarrollan los negocios  es cada vez más cambiante a la vez que basado en la tecnología. No podemos dejarnos llevar por la tecnología y perder el foco de los aspectos de negocio, por el contrario, debemos extraer de la tecnología el verdadero valor que debe aportar y ponerla al servicio del negocio.

En este camino, los negocios no pueden encontrar trabas y cuellos de botella a su desarrollo en los sistemas informáticos (vitales para la consecución de estos objetivos), donde cada cambio o modificación en los sistemas de información es costosa, requiere tiempo y no siempre es capaz de traducir los requerimientos de negocio de forma ágil y veraz. BPM busca eliminar este GAP involucrando a los directivos de negocio y personal de TI en el diseño conjunto de los procesos de negocio y de las soluciones tecnológicas que soportarán estos procesos y proporciona el marco para conjuntar la forma en que se relacionan el negocio y la tecnología y reducir lo que la consultora Gartner denomina el “Gap de Rigidez”.
Reducir este “Gap”, entre lo que el negocio necesita y lo que las tecnologías de la información son capaces de proporcionar a estos requerimientos de negocio, es como decimos una de las principales que nos proporcionará la metodología de BPM, poniendo al personal de negocio y de TI a analizar, diseñar, implementar y monitorear conjuntamente los procesos de negocio, haciendo uso de la metodología de BPM, de sus herramientas de modelado y de la notación BPMN (Business Process Management Notation), que pueden ser entendidas tanto por personal técnico como de negocio, de forma que ambos puedan colaborar conjuntamente en la diagramación y diseño de procesos, en su implementación, monitoreo y mejora, a través de las plataformas de gestión de procesos (BPMS: Business Process Management Systems). De esta forma, BPM permitirá que los negocios sean gestionados por quienes tienen el conocimiento de los negocios, para desde su definición, realizar de forma ágil y flexible, la informatización, automatización y los cambios necesarios sobre los sistemas para dar soporte en todo momento a las necesidades de mercado y requerimientos de negocio y clientes.
Lecturas recomendadas:

El artículo de Peter Fingar: “Systems Thinking: The “Core” Core Competency for BPM”: http://www.bptrends.com/publicationfiles/09-05%20ART%20Systems%20Thinking%20-%20Fingar.pdf

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