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ワークフローシステム選定のポイント〜会社の成長も視野に入れる〜

Blog: Questetra SaaS BPM Blog

こんにちわ!クエステトラの矢作(やはぎ)です。

世の中には ワークフローシステム というものが本当にたくさん存在します。

キーマンズネットのサイトでも、ワークフローツールというジャンルには78個もの製品やサービスが紹介されています。(2012年11月7日時点)

そして、それぞれのシステムは異口同音にワークフローシステムと名乗っていますが、そのシステムが解決しようとしていることや、そのシステムに備わっている機能には大きな違いがあります。

ワークフローシステムを選ぶ担当の人は本当に苦労されていると思いますが、例えば次のような視点でワークフローシステムを評価してみるのはいかがでしょうか?

「会社の成長も視野に入れる」

評価しようとしているワークフローシステムが、

「会社の成長にあわせて使い続けられるものなのかどうなのか?」

という点に着目して評価してみましょう。

「ワークフローシステム」を名乗る製品の多くは、申請・承認業務に特化しています。

申請・承認業務に特化したシステムは、当然のことですが、有給休暇取得フロー、残業申請フロー、研修受講フロー、稟議フローなど、シンプルな申請・承認フローにしか使えません。

基本的に「起票(申請)→(複数の)承認→決裁→回覧」というフローで使うことを前提としています。

このようなワークフローシステムは、会社の規模が小さな間は業務効率の向上に大きく貢献するため、非常に利用価値が高いと考えます。

しかし、会社や組織の規模が大きくなると、次のような展開になることが予想されるため、いずれ申請・承認に特化したワークフローシステムはお役御免の運命を辿ります。

1. 申請・承認業務以外にもシステム化したくなる。

会社、組織が大きくなると、属人的な業務の進め方によるデメリットも大きくなってきますので、システム化により業務の標準化、効率向上などを実現させる要求も高まってきます。

従って、会社、組織の成長にともない、幾つかの業務でシステム化しようという動きは避けられません。でも、できることならシステムの乱立は避けたいですよね。

2. 組織の複雑化に伴い、申請・承認業務のフローも複雑になる。

そうなんです。どうしても、申請・承認業務自体も、複雑になってしまうのです。

特にお金が関連する稟議フローは複雑になります。

会社が大きくなると、内部統制の視点から「案件の内容」や「金額の大小」により、誰が責任をもって承認・決裁するのかを、業務分掌(規程)に定めなければなりません。

「案件の内容」や「金額の大小」によりフローを自動制御することは、申請・承認に特化したワークフローシステムの多くでは実現できません。

1、2 のような理由から、申請・承認に特化したワークフローシステムはいずれ使い物にならなくなります

よって、成長を目指す会社でワークフローシステム導入のご検討をされている方は、

  1. シンプルな申請・承認フローにも使うことができる
  2. 問い合わせ対応などの他の業務のシステム化にも対応できる

という2点を満たすワークフローシステムのご利用を検討してみてください。

私ども(クエステトラ)が提案するワークフローシステム Questetra BPM Suite は、上記2点を満たすワークフローシステムです。

あらゆる業務を業務フロー図に落し込み、それがそのままシステムになるという強力な機能を持っています。

問い合わせ対応業務、メルマガ配信業務、フィールドエンジニアリング業務、稟議、経費精算、日報、案件管理など、多くの業務をシステム化している実績もあります。

興味のある人は無料サービスで是非お試しください。

Questetra BPM Suite SaaS Edition 体験版のお申し込みフォームはこちら

今回はここまで!

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